こんにちは、桐生真也です。
世の中には様々なお仕事がありますが、そもそもお仕事って大変ですよね。
どんな仕事にも面倒なことってありますし、やたらと手間のかかる作業なんかもしばしば。
面倒くさいなって気持ちが心の中に湧いてきて、段々と作業の効率も落ちてしまう。
何でこんな面倒くさいことを皆やってるんだろう。
でもその面倒くさいという気持ち、大事なきっかけです。
それはあなたのお仕事を改善できるチャンスかもしれません。
全てに当てはまるとは言いませんが、私の仕事での考え方をお話したいと思います。
これから社会人になる人、アルバイトを頑張っている人、既に頑張っている人も。
この考え方が少しでもお役に立てたら幸いです。
拙い文章ですがご容赦ください。
気ままにお付き合いいただけたら幸いです。
解らないことはそのままにしない
仕事を始めると大抵は先輩が仕事の内容を教えてくれたり、マニュアルを渡されて勉強するように言われます。
このマニュアル、その出来具合は職場によって違うでしょうし、中には存在しない職場もあるかもしれません。
私が社会人になって初めて配属された所では、一応マニュアルはあったのですが、内容が薄く意味も解り辛かったです。
私もできるだけ先輩からの指導はメモするようにしていましたが、メモが書けない状況だったり、時間が空いてしまって記憶から抜けていることも多かったです。
マニュアルは覚えきれていないことを確認する教科書、これがきちんとしていないと不安ですよね。
そのマニュアルの隙間を埋めたくて先輩に質問するのですが、人によって返ってくる答えも違ったりしました。
とても困りました、しかし待っていてもまともなマニュアルが出てくるわけでもありません。
同期には仕事で差をつけられて、結構比較されましたし、凹んでいました。
なので作ってしまうことにしました。
先輩が作ってくれるのなら、そもそも既にしっかりとした物があるでしょうけど、無いものは仕方ありません。
自分でも解りやすいようなマニュアルがないなら、作ってしまえばいいのです。
少しずつ、丁寧に作りました。
いつか自分と同じような思いをする後輩が現れた時に、少しでも助けになればいいと思って。
でも、仕事のことがまだ解ってないのに作れるはずがないと思いますよね。
違うんです、解っていないからこそ良いものができるんです。
まさに直近で素人には理解しづらい部分が感覚でわかるのですから、そこをしっかり掘り下げます。
わからない人がわからない人のために作るのです、これはベテランほどできないことです。
仕事ができるようになると逆に疑問にも感じないことを、あなたは疑問に感じることができる状況なのです。
これを活かさないのは勿体ないですし、新人だからこそわからないことを聞くのは自分のためになります。
そうして集めた情報を、新人の自分でも理解しやすい順番や言葉で構成していく。
その時に重要なのが、その業務をその方法でする必要性や理由を落とし込むことです。
何故そんなことをするのかよく解っていないとただ丸暗記となってしまい、単純に覚えづらいです。
理由と過程をセットで覚えることで流れを掴むことができて、かつ応用まで判断できるようになりますので。
マニュアルを作っていくと自然と復習していることになりますから、定着もしてくるでしょう。
空いている時間を見つけて、手書きでちょっとずつ。
お陰で仕事を忘れづらくなりました、自分でマニュアルにしていったところまでは着実に覚えていけたんです。
そしてマニュアルは完成、細かいところはちょっとずつ修正していきました。
私はやり始めると凝り性なので、パソコンで綺麗に入力し直して、より見やすく。
完成したマニュアルは以降入社してきた後輩たちに渡されて、困った時に怖い先輩に聞かなくても自分で確認できると喜ばれましたよ。
ここまでの話で、マニュアル作りだなんてそんな面倒なことがそもそもしたくない、そう思う方がほとんどなのではと思います。
全くその通りだと思います、自分でも思い切ったなと今では思いますよ。
ですが、何かを覚える時に大切なのは、自分の中に知識や技術を受け入れるために、噛み砕いたりすることだと思うんです。
私の場合は物覚えも悪く賢くもないので、マニュアル作りだなんてコツコツしたことしかできませんでした。
しかし自分のペースでゆっくりと噛み砕いて理解していったことで、解らないままにしなかったことで、以降は自分が覚えやすいコツを掴むことができたように思えます。
覚えることが多すぎて、教わる端から忘れてしまう。
そんな時こそ、自分のペースで落ち着いて復習がてら、マニュアルを作ってみてはどうでしょうか。
その経験は確実に未来のあなたにとってプラスになることだと思いますよ。
”気になる”はステップアップの兆し
仕事に慣れてきても、まだまだ知らないことってたくさん出てきますよね。
先ほどの解らないことをそのままにしないことももちろん大切なのですが、気になったことをそのままにしないことも大切です。
仕事に慣れてきたからこそ感じた疑問は、もう一段階先へ進むきっかけです。
今までは仕事に忙しくて感じられなかった疑問を感じたということは、それだけ余裕が出てきた証拠です。
今の知識や技術のままでも十分に仕事はできるでしょう、ですがもっと深い知識があればもっと仕事が楽になったり、新しいことができるようになるので評価も上がります。
まさにポケモンで言うなら進化条件レベルに達したということ、ここでBボタンを押してしまうのは勿体ないのです。
気になったことはどんどん聞いてみましょう、私も後輩や部下にそう伝えています。
気になるというのはそれだけ貴重な機会なのです、普段は気にも留めなかったことにフォーカスできるチャンスですから。
興味のないことを勉強しようとしても身が入らないと思いますが、少しでも気になったなら知識は吸収しやすくなっています。
英語が苦手な人でも、聖剣の名前は英語つづりですぐに覚えられるのと同じです。←私のことですが
もし聞いてみて思ったほど興味が持てなかったらそれでもいいのです、自分は興味が持てなかったと知ることができたのですから。
そうして少しずつ自分に必要な知識や技術が身についていくのです、興味のないことまでしっかり勉強できるのはもう才能ではないかと私は思います。
私と同じように勉強が嫌いで、できればしたくないという人は多いと思います。
だからこそ興味を持ったタイミングは逃さないようにできればお得です、是非そのチャンスを活かしてみてくださいね。
”面倒くさい”は改善の第一歩
仕事をしていて、なんだかこの仕事は面倒くさいなと感じることがあると思います。
妙に手間がかかったり、何度も同じことを繰り返したり、そもそも工程が長かったり。
その面倒くさいという気持ちは、仕事を改善できるいい機会です。
どんなところが面倒に感じたか、どうなれば楽になるかを考察することができる瞬間なんです。
まずはどうしてその仕事をその方法でやる必要があるのか調べてみてください。
それによってその方法が最適化されているのか、慣習と成り果てているのかが判るはずです。
仕事において、長く続いてきたことにはそれなりに理由があります。
長い時間をかけて最適化されていたり、その環境に馴染んでいったものです。
それまでの過去の失敗なども考慮され、先人の知恵によって導き出された方法なのです。
ですがそれがただの慣習となってしまっていると、本来の理由は形骸化している可能性があります。
そういった慣習は妙に無駄が多かったり、効果が出ないとわかっていながら続けていたり、それほど意味がなかったり。
その仕事が本来求めていた理由を知った上でなら、その無意味に感じる部分が浮き彫りになって見えてくるはずです。
仕事を一つの大きな塊とするならば、その無意味な部分や面倒な部分を切り取っていきます。
残るのはどうしても必要な根幹部分となるので、そこはしっかり残します。
そして今までと同じ結果になるにはどんな方法があるか、あるいは多少違ってもメリットが多い方法はないかを考えてみます。
根幹部分は残してあるので、それほど大きく道が逸れることはありません。
時には抜本的改革も必要なことはあるでしょうけれど、それでは既存の人達が受け入れたり慣れるのに時間がかかってしまいます、場合によってはコストがかかりすぎて実現できないこともあります。
ちょっとだけ変える気持ちで考えてみるといいでしょう。
仕事の順番を入れ替えてみる、ちょっとひと手間かけて変える、自動化できるところはないか、散らばっていたことを一纏めにするなど。
そもそも無駄を省いても結果が同じなら言うことはありません、それだけでも十分な業務改善です。
私を例にすると、毎日勤務する人をパソコンで表にして打ち出す仕事があります。
名前に始まり、勤務開始時間や準備時間など、一人当たりの入力時間は慣れていても2分ほどかかります。
それが何人もいるので、毎日結構な時間をかけて入力していました。
面倒なことこの上ないなと感じて、多少時間をかけて入力ファイル自体を改変しました。
表計算ソフトを日頃から使う人からすれば当たり前のことなのでしょうが、警備員ってそういうの苦手な人が多いんですよ。
結局ファイル改変には時間を使ってしまいましたが、無事に自動化できるようになりました。
毎朝日程表と睨めっこしながら細々入力していたのが、ほんの1分程度で全て入力できるようになったんです。
一日当たり5分程業務時間が減りました、積み重ねると大きな時間ですし、なによりストレスが減ったのが大きいです。
何人かで協力すればより良いアイデアも浮かびますし、先達の知識があれば浮かんだアイデアに対する問題点も指摘しやすいでしょう。
せっかく皆で仕事をしているのであれば、協力しない手はないです。
全てにおいて上手くいく保障はもちろんありませんが、それでも問題に対して解決策を考察するのはとてもいいことです。
仕事でなくても、日常生活で無駄を省いたりできれば、浮いた時間を好きなことをする時間に当てられます。
面倒くさいなと感じることにこそ、その無駄を省く要素が多いと思うので、是非日常の中の面倒くさいに対して考えを巡らせてみてください。
おわりに
ちょっと長くなってしまいました、拙い文章で申し訳ないです。
仕事をしていく上で大事なのはこの三つです。
これらの考え方は、ベテランになっていっても通用するものだと思います。
日常生活においても、きっと役に立つはずです。
これで少しでも皆さんの仕事や生活が楽になるお手伝いになっていたら幸いです。
それでは今回はこのあたりで。
あなたの大切な時間で読んでいただき、ありがとうございました。
コメント